Что входит в первичные документы бухгалтерского учета и их проверка

Каждый бухгалтер работает с первичной документацией. При этом для новичков или несведущих бывает сложно определить, что действительно к ней относится. Больше неопределенности вносит разный набор бланков, предназначенных для налоговой и бухгалтерской отчетности. Необходимо знать, как принимать и проверять первичные документы бухгалтерского учета.

Если вам требуется составление бухгалтерской отчетности, доверьте это нашим специалистам!

Первичные документы бухгалтерского учета и их виды

Первичные документы - это документы, благодаря которым происходит оформление происшедших хозяйственных событий. Сегодня предприятия самостоятельно определяют актуальные формы документации в зависимости от целей применения и специфики деятельности.

В соответствии с п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 выделяют следующие виды первичных документов:

счет;
договор;
бланки строгой отчетности;
товарный и кассовый чеки;
накладная;
счет-фактура;
акт выполнения работ или оказания услуг.

Важный момент! Первичные учетные документы - это те формы, которые должны в обязательном порядке закрепляться учетной политикой юридического лица. Их собирают и составляют в соответствии с законодательством, чтобы можно было подтвердить или доказать расходы во время налоговой проверки.

Оформление первичных документов в бухгалтерском учете происходит в тот момент, когда проводится хозяйственная операция, ведь именно они подтверждают совершение сделки. Внимание уделяют тем бланкам, которые совершает компания в качестве покупателя, чтобы без проблем отразить их в отчетности.

Обязательные реквизиты первичного документа

Конкретные сведения включают обязательные реквизиты первичных документов:

наименование и дата подготовки документов;
название экономического субъекта;
содержание фактора хозяйственной жизнедеятельности;
размер натурального или денежного измерения с указанием единицы измерения;
перечисление должностных лиц, ответственных за выполнение операции;
подписи лиц, принимающих решение.

В обязательном порядке включаются подписи исполнителей. Также необходимы подписи лиц, принимающих решение.

Проверка первичной документации

Основная причина назначения проверки заключается в исключении бухгалтерских ошибок, которые могут появиться в результате небрежности, переутомления или недостаточной квалификации. Также причиной может стать неисправность вычислительной техники.

Благодаря контролю на каждом этапе уточняется правильность составления счетов и иных реквизитов для перечисления средств. Можно предотвратить ошибку на начальной стадии до того, как будет назначена плановая или внеплановая проверка со стороны контролирующих органов.

Важный момент! Ошибки могут привести к недостоверной сумме, сказаться на итоговом подсчете. А это скажется на разночтениях при внесении сведений в базу данных и сводные таблицы.

Документальная проверка делится на два вида:

по существу;
по форме.

Данные виды контроля являются последовательными. Сначала назначается проверка по существу. Если все в порядке, назначается контроль по форме. Это позволяет исключить любые ошибки в документации.

Проверка начинается с момента приемки от контрагента или получения выписки. Обязанность налагается на руководителя или другое ответственное лицо, которое имеет право на заверение личной подписью и печатью. В дальнейшем именно этот человек будет нести ответственность за содержащиеся сведения.

Проверка по существу

Бухгалтер проверяет документы бухгалтерского учета на правильность составления наравне с лицом, поставившем свою подпись. Повторная проверка позволяет выявить ошибки, которые руководитель не заметили из-за недостаточных знаний и опыта в области бухучета.

Специалист контролирует ряд показателей:

соответствие последним изменениям законодательства;
целесообразность операции для финансово-хозяйственной деятельности компании;
соблюдение внутренним правилам, действующим в компании.

Если несоответствие выявляется хотя бы по одному из вышеперечисленных пунктов, информация передается главному бухгалтеру или генеральному директору. Если руководитель требует внесения изменений в действующий учет, а главбух с этим не соглашается, у него возникает право требовать письменного распоряжения с подписью. Такая мера снимает ответственность с работников.

Главной задачей проверки становится установление законности хозяйственной операции, ее целесообразности, увязки приведенных показателей. Если документ противоречит установленному порядку приемки, хранения и расходованию денежных средств, сотрудник не принимает его. После этого происходит передача главному бухгалтеру, который отвечает за принятие решений.

Проверка по форме

Подобная проверка осуществляется для тех документов, которые прошли через предыдущий этап. В этом случае формы первичных документов бухгалтерского учета проходят через контроль на следующие показатели:

соответствие внутренним требованиям по приему первички, разработанных предприятием;
соответствие установленной законном форме.

Бухгалтер обязан контролировать правильность финансовых показателей и счетов в каждой графе. Суммы проверяются не только отдельно, но и по группам. После этого формируются соответствующие ведомости. Готовятся учетные приложения, где предусмотрены инструменты для облегчения и ускорения процесса контроля.

Важный момент! Проверка осуществляется не только сотрудниками предприятия, но и контролирующими органами. Также к ней могут привлекаться внешние аудиторы. Как правило, внешняя проверка назначается каждые 3 года, так как именно этот период составляет исковую давность.

Таким образом, первичные бухгалтерские документы составляют основу бухгалтерского учета. От их достоверности и правильности оформления зависит точность финансовых показателей всей компании. Поэтому особое внимание уделяется определению ответственных лиц, правилам контроля достоверности содержания документации.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг - профиль нашей компании. Работаем оперативно и строго соблюдая договорные обязательства.