Кадровый учет: документы, которые обязательно должны быть в компании

Кадровые документы – это большой объем бумаг, которые должны быть в каждой компании, где работают наемные сотрудники. Некоторые из них относятся к вопросам выплат зарплат, другие – общим организационным вопросам. Обязанность по проверке данных документов лежит на трудовой инспекции. Поэтому важно внимательно следить за правильностью их оформления и соответствием действующим нормам законодательства. Инспекторы проверяют кадровый учет документов о приеме сотрудников на работу, а также договора и правильность штатного расписания. Представители Гоструда также имеют право задавать сотрудникам вопросы по всем перечисленным нюансам. В первую очередь, обращают внимание на «неофициальных» работников. Поэтому ведение кадрового учета - вопрос, который стоит рассмотреть более пристально.

Штрафные санкции

Санкция за каждого неоформленного человека составляет 30 минимальных заработных плат. Чем больше неоформленных сотрудников, тем выше будет сумма штрафа. Если же препятствовать работе инспектора можно получить наказание в размере 100 минимальных зарплат.

Система кадрового учета включает приказы о трудоустройстве, которые также являются трудовыми договорами. Перед подписанием человек должен ознакомиться с ним. После этого в налоговую службу подают сообщения о приеме каждого работника.

Обязательные документы в компании

Особенности кадрового учета обязательных документов, которые должны быть в каждой компании, включают такой перечень документов как:

• книга учета трудовых книг и дополнений к ним – хранится в отделе кадров и имеет срок давности 50 лет;
• трудовые договора на каждого сотрудника – хранятся 75 лет;
• заявления от работников на отпуск без сохранения зарплаты – также хранится 75 лет;
• договор о материальной ответственности, которые заключают с работниками, имеющими дело с материальными ценностями.

С целью экономии некоторые компании составляют не трудовые, а гражданско-правовые договора. Практика показывает, что такие способы экономии хорошо известны инспекторам, поэтому они внимательно изучают такие документы. В случае нарушений предусматриваются штрафы.

Основные документы по кадровому делопроизводству

Также данные кадрового учета включают относят штатное расписание. В нем указывается структура, состав и численность персонала. Этот документ является важной частью кадрового делопроизводства. Еще одна цель кадрового учета в быстром решении споров по поводу оплаты и при предоставлении доказательств обоснования доходов в налоговой инспекции.

Следующий документ – должностные инструкции. Они важны при появлении спорных ситуаций с сотрудниками. К примеру, если работник заявляет, что его неправомерно привлекли в дисциплинарной ответственности.

В правилах внутреннего трудового распорядка указывается порядок приема новых сотрудников и увольнения. Также у нем прописаны обязанности и права каждой стороны, режим работы, меры взыскания и т.д. Новых сотрудников знакомят с этим документом под подпись.

Порядок кадрового учета включает и положение о персональных данных. Его можно составлять в произвольном виде, но важно указывать всю основную информацию, которая касается прав, обязанностей сотрудников. Каждый работник должен быть знаком с этим документом и поставить соответствующую подпись. Но обрабатывать персональные данные сотрудников нельзя без их согласия, оно должно быть оформлено в письменном виде.

Также документация делового производства включает разнообразные приказы. Это неунифицированные формы документов, которые каждая компания составляет самостоятельно. В основном, они касаются организационных вопросов (назначение сотрудников, ответственных за пожарную безопасность, организация воинского учета и т.д.). Также есть приказы о приеме новых сотрудников, переводе, премиях и увольнении.

Как организовать кадровое делопроизводство

Правильная автоматизация кадрового учета важна не только для соответствия законодательству, но и для удобства внутренней отчетности. В случае нарушений требований, которые касаются правил заполнения, ведения и хранения документов, кадровый сотрудник будет нести административную ответственность. Услуги бухгалтера на аутсорсинге помогут вам решить проблему.