Как провести инвентаризацию

Составление и ведение бухгалтерской отчетности - это одни из важных сфер, на что необходимо обратить внимание при ведении бизнеса. Важно обращать внимание на все те процедуры, которые необходимо выполнять обязательно.

Так, например, инвентаризация проводится регулярно в каждой организации. Процедура является проверкой наличия активов и обязательств юридического лица для ведения правильной бухгалтерской отчетности.

Когда нужна инвентаризация

Необходимость проведения инвентаризации имущества регулируется сразу несколькими нормативными актами:

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бух. отчетности в РФ утв. приказом Минфина РФ № 34н (от 29.07.1998).
• Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств утв. приказом Минфина РФ № 49 (от 13.06.1995).
• ФЗ РФ № 402 О бухгалтерском учете (от 06.12.2001).

Проведение инвентаризации – обязательная процедура в следующих ситуациях:

• Ежегодно перед составлением бухгалтерской отчетности по итогам прошедшего периода. Можно не проводить, если предшествующая проверка проходила в период с 1 октября.
• При смене руководителя, 50 % работников, а также по требованию любого из сотрудников, если на предприятии предусмотрена коллективная материальная ответственность.
• Когда происходит смена материально ответственного лица. В таком случае требуются лишь результаты инвентаризации имущества, вверенного сменяемому сотруднику.
• Если в организации выявили факты хищения или значительной порчи имущества.
• В случае реорганизации или ликвидации юридического лица.
• Перед продажей или сдачей в аренду активов компании.
• Если планируется преобразование государственного (муниципального) предприятия.
• После чрезвычайных ситуаций (пожаров, затоплений и т.п.), которые затронули имущество организации.

Не обязательна ежегодная проверка всех активов. В отношении основных средств инвентаризацию можно проводить раз в 3 года. А библиотечные фонды разрешено проверять раз в 5 лет.

Особые условия предусмотрены для предприятий расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему районах. Для них допустима ежегодная проверка наличия сырья, товаров в период их наименьшего остатка.

Как подготовиться к инвентаризации

Порядок инвентаризации строго определен и предусматривает несколько этапов:

• Подготовительные мероприятия.
• Непосредственная проверка и сверка.
• Подведение итогов и отражение результатов в отчетности.

Создать инвентаризационную комиссию

На основании приказа (распоряжения) руководителя организации формируется инвентаризационная комиссия. В нее могут включить любых сотрудников кроме лиц, несущих материальную ответственность. Как правило, в комиссию входит представитель администрации, главный бухгалтер, юрист.

Провести анализ документов

Члены комиссии берут на проверку последние приходные и расходные документы. Затем в присутствии материально ответственных лиц устанавливают наличие:

• Объектов материального имущества и их количество (основные средства, ценные бумаги, денежные средства).
• Невещественных активов (финансовые вложения, объекты интеллектуальной собственности).
• Дебиторской и кредиторской задолженности, их размеры.

Полученная информация вносятся в описи. Для фиксирования данных инвентаризации образцы документов утверждены Постановлением  Госкомстата РФ № 88 (от 18.08.1998), а также приказом Минфина РФ № 52н (от 30.03.2015).

Сверить данные в инвентаризационных описях с данными бухгалтерского учёта

Следующим этапом информацию, внесенную в описи, сверяют с документами бухучета. Если в ходе инвентаризации выявляют несоответствия в виде излишков или недостачи, в отношении такого имущества составляют сличительную ведомость.

Обобщение и утверждение результатов, отражение в учёте инвентаризации

По итогам проверок комиссия проводит заседание с целью обобщения результатов. Процедура оформляется протоколом, который вместе с ведомостью учета результатов передают на рассмотрение руководителю организации.

Что делать, если выявлена недостача или излишки имущества

В результате проведенной проверки могут быть выявлены расхождения между реальным наличием активов и данными бухучета. Они обязательно отражаются в отчетности.

Если обнаружены излишки при инвентаризации, их оприходуют по рыночной стоимости на дату проведения проверки и зачисляют на счет 91. Для некоммерческих организаций излишки относят к увеличению дохода, а у коммерческих – к финансовым результатам.

Если установлена недостача при инвентаризации в пределах норм естественной убыли, ее относят к издержкам производства или обращения. Убытки сверх норматива списывают за счет виновных лиц. При отсутствии таковых или в силу судебного решения недостачу относят к издержкам производства.

В качестве метода бухгалтерского учета инвентаризация обязательная для юридических лиц. С ее помощью выявляют излишки и недостачу с целью составления правильной отчетности.

Остались вопросы? Специалисты «Бизнес Партнер» проведут для вас консультации по вопросам бухгалтерского учета и ответят на все возникшие вопросы.