Первичные бухгалтерские документы: что делать при утере

Первичные бухгалтерские документы: что делать при утере

Хозяйственную деятельность предприятия отражают первичные бухгалтерские документы. Именно на основе информации, которую они содержат, составляется налоговая отчетность. Если в ходе проверки контролирующими ведомствами предприятие не может предоставить расходный или приходный кассовый ордер, товарную накладную, акт приемки-передачи основных средств и другие виды первичных документов, то оно автоматически признается недобросовестным со всеми вытекающими последствиями — от штрафа и доначисления налога до уголовной ответственности руководителя.

Однако не стоит преждевременно посыпать голову пеплом. В подавляющем большинстве случаев проблема с отсутствием документального подтверждения хозяйственных операций решаема, если пропажа замечена до налоговой проверки, и предприятие действительно намерено доказать свою добросовестность.

Восстановление бухгалтерского учета фирм - популярная услуга в нашей компании. Обращайтесь к нашим специалистам для оперативного решения проблемы.

Как восстановить первичные документы

Как правило, в операциях, которые приводят к изменению структуры обязательств и активов предприятия, принимают участие контрагенты, поэтому происходит двухстороннее оформление первичных документов с обменом соответствующими экземплярами. Следовательно, можно получить копии недостающих образцов, которые хранятся у предприятия-партнера. Таким образом восстанавливают, например, счета-фактуры, акты сдачи-приемки, приема-передачи основных средств и пр.

Безусловно, никто не обязан решать чужие проблемы, и в ответ на просьбу о предоставлении копий вполне можно получить отказ. В этом случае сделать ничего нельзя. Остается надеяться, что суд (если вы решите отстаивать свои интересы) примет во внимание попытку восстановления документации, которую демонстрирует переписка с контрагентами, почтовые реестры, квитанции, чеки.

Некоторые ошибки в первичных документах могут привести к тому, что они не будут приняты во внимание в процессе проверки. Допущенные неточности нужно исправлять своевременно. Делается это разными способами. Приходный и расходный кассовый ордер, а также банковское поручение можно только заменить. В других документах допустимы исправления, заверенные обоими участниками хозяйственной операции.

учет первичных учетных документов фото

Ответственность за утерю первичной документации

В связи с тем, что хранение и учет первичных учетных документов — это требование, которое подлежит беспрекословному выполнению, государство применяет санкции к тем, кто пренебрегает своими обязанностями. Речь идет о различных видах ответственности в зависимости от тяжести провинности.

Административная

В административном порядке наказывается грубое нарушение требований к бухучету — потеря первичных документов в результате их досрочного уничтожения, если при этом произошло изменение базы налогообложения более чем на 10%. В этом случае на должностное лицо налагается штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. При повторном нарушении сумма взыскания увеличивается вдвое или следует дисквалификация на срок от 1 до 2 лет. Данное наказание предусмотрено ст. 11.15 КоАП РФ.

Налоговая

Если нарушены требования к первичным документам или они отсутствуют вовсе, то инспектор Федеральной налоговой службы имеет право налагать следующие штрафы:

  • 200 руб. за каждый недостающий документ;
  • 10 тыс. руб. при отсутствии документации за налоговый период;
  • 30 тыс. руб., если предприятие не может предоставить отчет за несколько налоговых периодов;
  • 20% от суммы заниженного налога в результате утраты документов (не менее 40 тыс. руб.).

Данные санкции регламентирует Налоговый кодекс Российской Федерации.

Уголовная

Потеря первичных документов становится причиной уголовного преследования, если предприятие уклоняется от уплаты наложенных штрафов. Две статьи кодекса посвящены данному деянию:

  1. Уклонение от уплаты штрафов. Руководитель организации или предприятия наказывается взысканием в размере от 100 до 300 тыс. руб. Кроме того, по решению суда возможен арест на 2 года, взыскание заработной платы полученной в течение последних 1-2 лет, лишение права занимать руководящую должность на протяжении 3 лет. (ч. 1, ст. 199 УК РФ).
  2. Уклонение от уплаты штрафов в особо крупных размерах. На руководителя налагается штраф в размере от 200 до 500 тыс. руб. Также к нему могут быть применены следующие санкции: арест на срок до 5 лет, запрет занимать руководящую должность и заниматься предпринимательской деятельностью в течение 3 лет, взыскание заработной платы за последние 3 года.

Как видите, если утерян первичный документ, то не нужно вступать в конфронтацию с контролирующими ведомствами. Единственный способ отстоять свои интересы — доказать свою правоту в суде, но предписания ФНС при этом нужно выполнять.

Как подстраховаться для непредвиденных ситуаций

Четко налаженная регистрация первичных документов, и правильно организованное хранение не гарантируют их утраты. Существуют обстоятельства, которые невозможно предусмотреть — пожар, затопление, стихийное бедствие, кража со взломом и т. д. Подстраховаться от потери документов невозможно, а от немедленных карательных мер за их отсутствие — вполне. Что нужно сделать в первую очередь:

  1. Доказать отсутствие злого умысла. В этом помогут справки из МЧС, Госпожнадзора, эксплуатирующей организации или ОВД в зависимости от причины и характера ущерба.
  2. Провести инвентаризацию для выяснения масштаба потерь.
  3. Обратиться в банк и к контрагентам с просьбой предоставить копии утраченных оригиналов, и сохранять документальные подтверждения переписок.

Крайне внимательно относитесь к организации документооборота. В большинстве случаев при своевременном выявлении проблему можно решить, но сил и времени на это уйдет немало. Важную роль играют отношения с контрагентами, которые могут выручить, потратив собственные ресурсы, и предоставив копии, или отказать, и таким образом существенно усложнить вам жизнь.

Бухгалтер на аусторсинге - удобное решение для компании. В любых жизненных ситуациях он может оперативно решить вопросы бухгалтерии.