Виды и состав кадровой документации: что делает кадровик

Что такое кадровый учет, кто его ведет, как, кто считает отработанные часы, сколько в итоге за свою работу он получит. Об этом мы и расскажем далее. Но вначале стоит разобраться с тем, что такое кадровая документация.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг - профиль нашей компании. Пройдите в соответствующий раздел для ознакомления со списком услуг и их стоимостью.

Что такое кадровая документация

Кадровый документооборот – это большой перечень бумаг, который должна иметь каждая организация с сотрудниками. В целом, это совокупность форм, отражающих наличие или движение трудовых ресурсов. Обычно эти бумаги помогают решить:

• общие организационные вопросы по работникам;
• иные вопросы по расчету, выплате зарплаты;
• вопросы защиты персональных данных.

Помните, что проверяют данные документы работники госструктур, отвечающие за тот или иной вопрос. Таким образом, их проверяет Трудовая инспекция, Роскомнадзор, ИФНС, иные фонды. В небольшой компании за данные бумаги отвечает:

• бухгалтер (штатный или приходящий);
• сам руководитель фирмы.

Если в фирме нет того или иного важного документа, то сотрудник вышестоящего органа может наложить штраф на данную организацию.

С помощью кадровой документации руководитель фирмы:

• оформляет все трудовые отношения, формализует кадровые процедуры;
• строит стройную систему управления персоналом, отвечающую всем стратегическим задачам;
• регламентирует взаимоотношения между фирмой и ее сотрудниками, добивается баланса в этих взаимоотношениях. Достигается это путем четкой регламентации прав и обязанностей;
• создает организационно-правовую основу трудовой деятельности. Причем кадровые бумаги, с одной стороны, поддерживают работодателя, а с другой стороны они направляют его, помогают ему не допустить игнорирование требований трудового законодательства. Если кадровые бумаги оформлены правильно, то это выгодно всем участникам договора;
• решает трудовые споры. Помните: от того, насколько качественно оформлены кадровые бумаги зависит успех фирмы при решении конфликтов. Причем если они выступают в споре как письменное доказательство, то они очень важны.

Но самое главное в кадровых бумагах то, что они делают трудовые отношения более прозрачными. Они устанавливают определенные правила, при соблюдении которых работники чувствуют свою стабильность, а руководство фирмы значительно повышает процент управляемости у персонала.

Виды кадровой документации и их классификация

По целевой принадлежности

1-ая группа – документы, отражающие учет и личный состав сотрудников

В эту группу входят приказы о:

• Приеме на работу;
• Переводе на другое место работы;
• Предоставлении сотруднику отпуска;
• Увольнении;
• Личные карточки сотрудников и иные документы.

Помните: основная часть документов по личному составу входит в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

2-ая группа –  документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом, организации труда

• Правила, рассказывающие о внутреннем трудовом распорядке;
• Положения, рассказывающие о данном структурном подразделении;
• Различные должностные инструкции;
• Документы о структуре, штатной численности;
• Штатные расписания.

В целом всю систему кадровой документации, входящей в данную группу, специалисты называют «Документацией по организационно-нормативному регулированию деятельности фирмы, предприятия».

По основным процедурам

Таким образом, они основные кадровые документы, которые должны быть в фирме, делят на несколько групп.

1-ая группа – документы о приеме на работу

• Заявление о приеме на работу;
• Контракт о назначении сотрудника на должность;
• Приказ о приеме человека на работу;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме человека на работу.

2-ая группа – документы о переводе сотрудника на иную должность

• Заявление о переводе человека на другое место работы;
• Представление о переводе сотрудника на иное место работы;
• Приказ о переводе человека на иную должность.

3-ая группа – документы об увольнении человека с работы

• Заявление, приказ об увольнении человека;
• Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4-ая группа – документы по оформлению отпусков

• График отпусков;
• Заявление, приказ на отпуск.

5-ая группа – документы по оформлению поощрений

• Представление, приказ о поощрении;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6-ая группа – документы по оформлению дисциплинарных взысканий

• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

По управленческим задачам

1. Организационно-правовая документация
   • Правило внутреннего трудового распорядка;
   • Штатное расписание;
   • Положение о структурном подразделении;
   • График отпусков;
   • Должностная инструкция.
2. Персональная документация
   • Трудовая книжка;
   • Личное дело;
   • Личная карточка сотрудника.
3. Договорная документация
   • Коллективный договор или соглашение;
   • Трудовой договор.
4. Распорядительная документация
   • Приказ по личному делу.
5. Учетная кадровая документация
   • Учетные формы, книги, журналы;
   • Документы по учету рабочего времени, расчетов с сотрудниками, работающими в фирме.
6. Информационно-справочные документы.

Функции кадровика

Сейчас в современных фирмах этой кадровой работой занимаются специально обученные люди под названием «кадровики». Именно они все знают о том, что такое кадровое делопроизводство.

Что же такой человек делает в фирме?

• Формирует, ведет личные дела сотрудников фирмы;
• Составляет трудовые договора, дополнительные соглашения к ним;
• Оформляет согласие на обработку, хранит персональную информацию о сотрудниках;
• Следит за соблюдением требований законодательства о персональных данных;
• Разрабатывает проекты внутренних организационных документов;
• Оформляет, своевременно выдает справки, ксерокопии, выписки из основных документов;
• Готовит проекты по организационно-распорядительной документации;
• Разрабатывает форму внутренних документов, используемых в делопроизводстве;
• Учитывает отработанное работниками время, оформляет оплачиваемый отпуск, рассчитывает размер компенсации за неиспользованный сотрудником отпуск;
• Формирует периодические отчетные документы, своевременно предоставляет их в ПФР, Госстатистику, иные внебюджетные фонды;
• Предоставляет в бухгалтерию сведения, необходимые для расчета, начисления зарплаты, отпускных, надбавок, компенсаций.

Подытожим: теперь мы все знаем о том, что это такое кадровый учет, что в него входит, кто его должен вести, что в фирме делает кадровик.

Если вам требуется ведение бухгалтерского учета, обращайтесь к специалистам нашей компании.